Revisar e aprovar um relatório antes do envio

Nem todo relatório deve sair no piloto automático. Quando o assunto é sensível, ou você prefere dar uma última olhada antes de mandar, vale usar o modo Revisão ao agendar (ver o artigo sobre como agendar o envio de um relatório). Com ele, nada chega aos destinatários sem a sua aprovação.

Neste modo, o relatório é gerado na hora combinada, mas fica retido — não sai sozinho. Você recebe um e-mail com o assunto começando por Revisão pendente avisando que há um relatório à espera. Se ninguém mexer, no dia seguinte chega um lembrete. O documento espera o tempo que precisar.

Onde revisar

Dois caminhos levam à revisão. Pelo link do e-mail, que abre o relatório com a faixa de revisão no topo; ou pela sub-aba Aguardando revisão, dentro de Agendamentos, onde cada relatório retido aparece em uma linha clicável.

A faixa de revisão

No topo do relatório retido, uma faixa (Envio retido para sua revisão) reúne três ações:

• Aprovar e enviar — libera o relatório e dispara os e-mails aos destinatários na hora. O PDF enviado é o relatório exatamente como está no momento da aprovação.
• Editar relatório — abre o documento no chat. Ali você pede as mudanças ao SAM ou edita direto na folha; quando estiver do seu jeito, é só aprovar pela faixa do painel.
• Não enviar este — descarta este envio. Ele não vai aos destinatários, mas não some: o relatório continua guardado em Relatórios.

Descartar não é apagar. Se você mudar de ideia, a opção Enviar mesmo assim fica disponível na faixa até a próxima execução do agendamento. — depois disso, o lugar é do envio novo.

Quando você escolhe Editar relatório, o documento abre no chat com a mesma faixa no topo do painel. Peça as mudanças ao SAM, confira na folha e aprove ali mesmo, sem voltar à lista.

O que o destinatário recebe

Aprovado o envio, cada destinatário recebe um e-mail com o botão Abrir relatório (PDF), que leva ao documento. Por segurança, esse link vale por 7 dias. Depois disso a página avisa que o link expirou e oferece o botão Enviar novo link por e-mail: o destinatário pede o novo link ali mesmo, sem digitar nada, e ele chega no mesmo e-mail (há um limite de pedidos por dia). Se o envio tiver sido descartado ou revogado depois de sair, a página informa que este link não está mais disponível.

Dúvidas comuns

Aprovei e o relatório não chegou

Peça ao destinatário para conferir a caixa de spam e a aba de promoções, e para procurar pelo remetente do SAM. Se mesmo assim não achar, ele pode abrir o e-mail e usar o link para pedir um novo envio na própria página.

A página diz que o link expirou

É esperado depois de 7 dias — é uma proteção, não um erro. Basta o destinatário clicar em Enviar novo link por e-mail na própria tela; um link válido chega no mesmo endereço em instantes.

Quero mudar o relatório depois de aprovar

O que já foi enviado não muda — ele é o registro daquele momento. Se quiser ajustar o conteúdo dos próximos, altere o relatório que serve de modelo: o próximo envio da série nasce com a mudança.

A revisão é de uma conta diferente da que estou usando

Sem problema. Ao abrir a revisão pelo link do e-mail, o SAM troca para a conta daquele relatório sozinho — você revisa e aprova sem precisar alternar de conta na mão.